Privacyverklaring Actief Ouderschap

Actief Ouderschap B.V.

Bezoekadres:  Westkadijk 10 f, 3861 MB Nijkerk

Postadres: Postbus 1109, 3860BC  Nijkerk

Telefoon kantoor:  085-4863245

Algemene mail: info@actiefouderschap.nl

Website:  www.actiefouderschap.nl

AVG verklaring

Hierbij verklaart David Kranenburg dat Actief Ouderschap de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Actief Ouderschap heeft kennis opgedaan over de materie, die door de AVG wordt geraakt en heeft zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen.

De onderdelen van de zelfverklaring door Actief Ouderschap zijn te vinden op de volgende pagina(‘s) van deze verklaring. Aldus opgemaakt te Nijkerk, d.d. 27-04-2018, door David Kranenburg, directeur Actief Ouderschap.

Actief Ouderschap verklaart

  • Actief Ouderschap heeft de privacy policy zichtbaar gemaakt op de website
  • Actief Ouderschap verwijst in al onze documenten (offertes, mailing, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van Actief Ouderschap.
  • Actief Ouderschap neemt alleen persoonsgegevens op indien daar toestemming voor wordt verleend.
  • Actief Ouderschap bewaart de gegevens altijd voor een bepaalde tijd.
  • Actief Ouderschap verklaart dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben.
  • Actief Ouderschap heeft de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
  • Actief Ouderschap heeft de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met wachtwoorden.
  • Actief Ouderschap verklaart dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
  • Actief Ouderschap verklaart dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

Register van verwerkingsactiviteiten

Klanten

We leggen vast van klanten:  Organisatie, NAW-gegevens, website, mailadres en bedrijfslogo en contactpersonen*. We leggen pas gegevens vast nadat er contact met de klant is geweest.

Rechtsgronden voor de verwerking: Deze informatie verkrijgen wij vanuit de openbare websites van de klant, of door toestemming en opgegeven door de klant zelf.

Doel: We gebruiken deze gegevens om contact te kunnen onderhouden met onze klanten, alsmede documenten, offertes en rekeningen te versturen. Wij sturen nooit ongevraagd informatie aan grote groepen klanten voor reclame doeleinden.

Duur van de opslag: We bewaren deze gegevens tot 10 jaar na het laatste klantcontact.

 

Contactpersonen*

We leggen vast van contactpersonen: Naam, functie, geslacht, telefoon vast en mobiel, e-mailadres, de verzonden mail aan Actief Ouderschap en een foto.

Rechtsgronden voor de verwerking: Deze informatie verkrijgen wij door toestemming voor door hen zelf aangeleverde informatie zoals het mobiele nummer of het e-mail adres. De foto’s van contactpersonen halen wij van het internet.

Doel: We gebruiken deze gegevens om contact over onze activiteiten te kunnen onderhouden. De foto’s van de contactpersonen gebruiken wij om bij bezoek de betreffende persoon in de organisatie persoonlijk te kunnen herkennen en direct  aan te spreken. De mail wordt bewaard om op adequate wijze te reageren op de klant.

Duur van de opslag: We bewaren deze gegevens tot 10 jaar na het laatste klantcontact. Voor de mail geldt dat deze 5 jaar wordt bewaard.

 

Projecten

We leggen vast van projecten bij een klant: uitgevoerde werkzaamheden; projectdocumenten, offertes, subsidies/beschikking/opdracht bevestigingen, evaluaties/verantwoordingen, aantekeningen en achtergrondinformatie, data realisatie en facturen.

Rechtsgronden voor de verwerking: Deze informatie verkrijgen wij door toestemming voor verwerking van de projecten die wij met de klant uitvoeren middels de ondertekende offerte.

Doel: We gebruiken deze gegevens enerzijds omwille van de eisen van de overheid (bewaarplicht) en anderzijds om nieuwe projecten aan te laten sluiten op voorgaande ontwikkelingen.

Duur van de opslag: We bewaren deze gegevens tot 10 jaar na het laatste klantcontact.

 

Cursisten

We leggen vast van cursisten: naam en e-mailadres (op presentielijsten).

Rechtsgronden voor de verwerking: Deze informatie verkrijgen wij door toestemming bij het invullen van de presentielijst.

Doel: We gebruiken deze gegevens om aan te kunnen tonen dat deelnemers voldoende aanwezig zijn geweest om in aanmerking te komen voor een certificaat.

Duur van de opslag: We bewaren deze gegevens tot 1 jaar na de cursus.

 

Vrijwilligers

We leggen vast van vrijwilligers:  Naam, geslacht, telefoon vast en/of mobiel, e-mailadres en in bepaalde gevallen de adresgegevens.
Indien een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) voor het project noodzakelijk is leggen wij vast welke persoon vanuit Actief Ouderschap de VOG heeft gecontroleerd en op welk moment dat was. De VOG verklaring zelf wordt niet ingenomen of gekopieerd maar teruggegeven aan de vrijwilliger. Op de VOG zelf wordt genoteerd: “origineel gezien door:” met naam, handtekening en datum van de persoon die vanuit Actief Ouderschap de VOG controleert.

Rechtsgronden voor de verwerking: Deze informatie verkrijgen wij door toestemming van de vrijwilligers zelf.

Doel: We gebruiken deze gegevens om contact te kunnen onderhouden met de vrijwilligers. In sommige gevallen om een cadeautje of kaartje te sturen.
Indien VOG-verklaring noodzakelijk is moet volgens de wet de originele, geldige VOG worden gecontroleerd op echtheid. We gebruiken de vastgelegde informatie om de veiligheid voor kinderen te waarborgen en om aan de wet te voldoen.

Duur van de opslag: We bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van het project

 

Experts en adviseurs (ZZP-ers)

We leggen vast van de zzp-ers die voor Actief Ouderschap werken: NAW-gegevens, geslacht, telefoon vast en mobiel, privé e-mailadres en e-mailadres van Actief Ouderschap, geboortedatum, datum van deelname aan Actief Ouderschap, profielfoto en uurtarief.
Tevens bewaren we bij betaalde opdrachten de volgende zaken: een mantelovereenkomst tussen Actief Ouderschap en de betreffende adviseur/expert, de uitgevoerde opdrachten; de eigen aantekeningen, datum realisatie, honorarium en de facturen van de expert/adviseur.

Rechtsgronden voor de verwerking: Deze informatie verkrijgen wij door toestemming van de expert/adviseur zelf.

Doel: We gebruiken deze gegevens om contact te kunnen onderhouden met de expert/adviseur. In sommige gevallen om een cadeautje of kaartje te sturen. De andere gegevens gebruiken wij om de facturatie te doen en aan de eisen van de overheid te voldoen (bewaarplicht).

Duur van de opslag: We bewaren deze gegevens indien een expert/adviseur betaald werk heeft verricht: 10 jaar na de laatste betaling. Indien een expert/adviseur geen betaald werk heeft verricht: 2 jaar na het laatste contact.

Informatiebeveiliging

Exact Synergy en Exact Online
Alle informatie wordt digitaal opgeslagen in het goed beveiligde Exact Synergy. In Exact Synergy wordt op verschillende plaatsen gebruikgemaakt van beveiligingsniveaus. Onder andere voor het aanmaken en inzien van relaties, documenten, verzoeken en projecten zijn beveiligingsniveaus toegekend.
Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie verkeerd wordt opgeslagen ligt het aanmaken van relaties bij een beperkte groep medewerkers met een “professional-rol”. Alleen de administratrice, en de twee directeuren hebben deze mogelijkheid. Het inzien van relaties is beperkt tot NAW gegevens voor de experts en adviseurs. Alleen als een expert/adviseur bij een project wordt betrokken, worden de andere gegevens, zoals hiervoor omschreven zichtbaar voor hen.

De NAW gegevens die in Exact Synergy worden ingevoerd, komen automatisch in Exact Online om de financiële administratie uit te kunnen voeren. Alleen de administratrice, en de twee directeuren kunnen Exact Online inzien. De accountant heeft ook toegang tot Exact Online. Hiervoor is een verwerkingsovereenkomst opgesteld.

Mail en documenten

Alle medewerkers, experts en adviseurs van Actief Ouderschap hebben de gegevens, waaronder persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.

Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord of gezichtsherkenning. Telefoons zijn beveiligd met een code of vingerherkenning. Alle netwerkmappen zijn alleen toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.

Experts en adviseurs van Actief Ouderschap kunnen, naast Exact Synergy, de informatie ook opslaan:

  • Lokaal op de computer
  • Op google drive
  • Op de mailserver van Google

Lokaal op de computer
Afgesproken met alle medewerkers, experts en adviseurs van Actief Ouderschap is dat documenten van een project worden opgeladen naar Exact Synergy. Documenten worden van de lokale computers gewist als het project wordt afgesloten.

Op google drive
De Google drive kan door alle medewerkers, experts en adviseurs van Actief Ouderschap worden gebruikt om samen te werken en documenten snel te delen. Hier gelden dezelfde regels als op de lokale computers. Er mag geen informatie over personen op de Google drive blijven staan.

Op de mailserver van Google
Alle informatie die via de mail wordt gedeeld, blijft bewaard in de mailserver van Google. We verwijzen hiertoe naar het beleid van Google mail. De mail van alle medewerkers, experts en adviseurs van Actief Ouderschap wordt automatisch bij de klantgegevens opgeslagen en 5 jaar bewaard.

 

Recht op inzage, rectificatie of wissen van de persoonsgegevens.

Iedere betrokkene mag ten aller tijde zijn/haar gegevens inzien, laten wijzigen of laten wissen. Hiervoor kunt u een mail sturen aan info@actiefouderschap.nl.

 

Klachtrecht

U kunt een klacht indienen over de manier waarop wij met de pricacy omgaan door contact op te nemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Het telefoonnummer van de Autoriteit Persoonsgegevens is 0900 – 2001 201.

Recht op dataportabiliteit.

Alle betrokkenen kunnen hun gegevens makkelijk van ons krijgen en kunnen doorgeven aan een andere organisatie. Hiervoor kunt u een mail sturen aan info@actiefouderschap.nl.

 

Meldplicht datalekken

De AVG verplicht ons om alle datalekken intern vast te leggen en te documenteren. Bij datalekken in privacygevoelige data maken wij direct een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Verwerkersovereenkomsten

Wij hebben verwerkersovereenkomsten met de volgende partijen:

  • Flynth accountants (financiën, salarisadministratie)
  • Exact Online (financiële administratie)
  • Parentix (server)

Bekijk de Privacyverklaring Actief Ouderschap in PDF