Privacyverklaring Actief Ouderschap

Update: 21 oktober 2026

Actief Ouderschap B.V. verwerkt persoonsgegevens voor projecten, cursussen, leergangen, bijeenkomsten en licenties. Ook gebruiken wij persoonsgegevens voor contact met onze relaties en voor onze administratie. Hieronder leest u welke gegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

Actief Ouderschap B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Adres: Scheg 12, 3863 VD Nijkerk
Telefoon: 06-24891181
E-mail: info@actiefouderschap.nl
Website: www.actiefouderschap.nl

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u ons mailen.

2. Welke gegevens gebruiken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze werkzaamheden.

Klanten en contactpersonen
Naam, organisatie, functie, zakelijke contactgegevens en relevante correspondentie. Wij gebruiken deze gegevens voor contact, offertes, afspraken en het uitvoeren van opdrachten.

Cursisten en deelnemers
Naam, contactgegevens, eventueel de organisatie waarvoor iemand werkt, inschrijving en aanwezigheid. Bij cursussen en leergangen verwerken wij ook noodzakelijke opdrachten, beoordelingen, begeleidingsgegevens en gegevens over behaalde certificaten.

Licentiehouders
Voor OKC’ers en procesbegeleiders verwerken wij daarnaast gegevens die nodig zijn voor het beheren, onderhouden en verlengen van hun licentie. Dit kunnen gegevens zijn over opleiding, certificering, bijscholing, beoordeling en begeleiding.

Projecten
Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en verantwoording van een project, bijvoorbeeld in afspraken, correspondentie en evaluaties. In cursus- en projectdocumenten nemen wij geen herkenbare gegevens op over kinderen, ouders of gezinnen.

Experts, adviseurs en andere opdrachtnemers
Contactgegevens, overeenkomsten, afspraken over werkzaamheden en tarieven, en factuur- en betaalgegevens. Wanneer een VOG noodzakelijk is, registreren wij wie het origineel heeft gecontroleerd en wanneer. Wij bewaren geen kopie van de VOG.

Vrijwilligers
Contactgegevens en afspraken die nodig zijn voor de samenwerking. Wanneer een VOG noodzakelijk is, registreren wij wie het origineel heeft gecontroleerd en wanneer. Wij bewaren geen kopie van de VOG.

Nieuwsbriefabonnees en personen op foto’s en film
Voor nieuwsbrieven verwerken wij naam, e-mailadres en gegevens over aanmelding en afmelding. Bij fotografie en film verwerken wij herkenbare beelden en de daarbij vastgelegde toestemming.

Wij ontvangen gegevens meestal van u zelf. Soms ontvangen wij gegevens van uw werkgever, een opdrachtgever of de organisatie die u inschrijft. Zakelijke contactgegevens kunnen ook afkomstig zijn van de website van uw organisatie.

3. Waarom mogen wij gegevens gebruiken?

Afhankelijk van de verwerking gebruiken wij de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor afspraken met u over opdrachten, opleidingen, samenwerking en licenties.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en wettelijk verplichte verantwoording.
• Gerechtvaardigd belang: voor zakelijke contacten, zorgvuldige projectadministratie, het onderbouwen van certificaten en het behandelen van vragen of geschillen. Wij wegen daarbij ons belang af tegen uw privacy. Deze grondslag kan ook gelden wanneer uw werkgever de overeenkomst met ons sluit.
• Toestemming: voor het gebruik van herkenbare foto’s voor publiciteit en voor nieuwsbrieven, tenzij daarvoor een wettelijke uitzondering geldt.

U kunt toestemming altijd intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van het eerdere gebruik.

Sommige gegevens zijn noodzakelijk voor onze dienstverlening. Zonder de benodigde inschrijf-, opleidings- of beoordelingsgegevens kunnen wij bijvoorbeeld geen opleiding verzorgen, certificaat verstrekken of licentie beoordelen.

4. Hoelang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens zolang dat noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Gegevens	Bewaartermijn
Vragen en correspondentie zonder vervolgopdracht	Maximaal 2 jaar na afhandeling
Organisatorische deelnamegegevens van een symposium of andere eenmalige bijeenkomst	Maximaal 1 jaar na afloop
Opdrachten, beoordelingen en begeleidingsgegevens	Tijdens de opleiding en daarna zolang deze noodzakelijk zijn voor het onderhouden en verlengen van een actieve licentie
Noodzakelijk inhoudelijk dossier na beëindiging van opleiding of licentie	Maximaal 2 jaar na beëindiging, voor afhandeling en eventuele vragen of klachten
Beperkte registratie van naam, leergang en behaald certificaat	Tijdens een daarop gebaseerde actieve licentie en maximaal 10 jaar na afronding van de leergang of, indien later, beëindiging van de licentie
Noodzakelijke projectdocumentatie en zakelijke correspondentie	Maximaal 5 jaar na afronding
Vrijwilligersgegevens en registratie van een VOG-controle	Gedurende de samenwerking en maximaal 1 jaar daarna
Financiële administratie en bijbehorende bewijsstukken	In beginsel 7 jaar, gerekend volgens de fiscale regels
Nieuwsbriefgegevens	Tot afmelding; daarna bewaren wij zo nodig een minimale afmeldregistratie om ongewenste verzending te voorkomen
Foto’s voor publiciteit	Maximaal 5 jaar na opname, en korter als toestemming wordt ingetrokken of het gebruik niet meer nodig is

Wij beoordelen jaarlijks welke inhoudelijke opleidingsgegevens nog nodig zijn voor een actieve licentie. Het bestaan van een licentie betekent niet dat wij alle opdrachten en begeleidingsnotities blijven bewaren.

De beperkte certificaatregistratie is bedoeld voor verificatie en heruitgifte van certificaten. De langere termijn geldt niet voor het volledige opleidingsdossier.

Wanneer een wettelijke verplichting, een concrete subsidievoorwaarde of een lopend geschil langer bewaren noodzakelijk maakt, bewaren wij uitsluitend de daarvoor benodigde gegevens. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.

Wij controleren jaarlijks aan het einde van het schooljaar en bij de afsluiting van ieder project welke persoonsgegevens nog nodig zijn. Gegevens die niet meer noodzakelijk zijn, verwijderen of anonimiseren wij. Wanneer een bewaartermijn eerder afloopt of gegevens eerder moeten worden verwijderd, handelen wij op dat moment.

Voor actieve licenties bewaren wij uitsluitend de opleidings-, beoordelings- en begeleidingsgegevens die noodzakelijk blijven voor het onderhouden en verlengen van de licentie. Voor financiële administratie en subsidieverantwoording volgen wij de toepasselijke bewaarplichten.

5. Nieuwsbrieven en foto’s

Wij sturen nieuwsbrieven met uw toestemming, of wanneer de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten van toepassing is. In dat laatste geval gaat het om onze eigen soortgelijke diensten en bieden wij zowel bij het verkrijgen van uw e-mailadres als in ieder bericht een eenvoudige, kosteloze mogelijkheid om bezwaar te maken.

Voor het maken en publiceren van herkenbare foto’s voor publiciteit vragen wij vooraf toestemming. Daarbij vertellen wij voor welk doel en via welke kanalen wij de beelden willen gebruiken. Geen bezwaar maken beschouwen wij niet als toestemming.

U kunt uw toestemming intrekken via info@actiefouderschap.nl. Wij stoppen dan het betreffende gebruik en verwijderen de beelden uit onze eigen online publicaties. Reeds verspreid drukwerk kunnen wij niet terughalen.

6. Welke systemen en dienstverleners gebruiken wij?

Wij gebruiken Microsoft 365 voor communicatie en samenwerking. Documenten bewaren wij in SharePoint en ordenen en delen wij via Microsoft Teams.

Voor onze financiële administratie gebruiken wij Exact Online.

Wij werken samen met Kernhem Accountants voor onze financiële administratie en accountantswerkzaamheden. Konings Maters verzorgt verplichte subsidiecontroles en geeft accountantsverklaringen af. Zij ontvangen uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden.

Ook betrokken trainers, experts en adviseurs kunnen gegevens ontvangen voor zover dat noodzakelijk is voor hun opdracht. Wij verstrekken gegevens aan bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een dienstverlener gegevens namens ons verwerkt, sluiten wij de vereiste verwerkersovereenkomst. Voor werkzaamheden waarbij een accountant zelfstandig verantwoordelijk is voor de verwerking, geldt diens eigen privacyverklaring.

Bij gebruik van clouddiensten kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Daarvoor moet een geldige wettelijke doorgifteregeling gelden, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen met eventuele aanvullende maatregelen. U kunt ons vragen welke regeling van toepassing is en hoe u informatie over de waarborgen krijgt.

7. Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Toegang is beperkt tot personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wij beveiligen accounts en apparaten en maken afspraken over vertrouwelijkheid en het zorgvuldig delen van documenten.

Een vermoeden van een datalek kunt u melden via info@actiefouderschap.nl. Wij onderzoeken en registreren datalekken en melden deze aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wanneer dat wettelijk verplicht is.

8. Welke rechten heeft u?

U kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Ook kunt u, waar van toepassing, vragen om beperking van het gebruik of overdracht van uw gegevens en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.

Mail uw verzoek naar info@actiefouderschap.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig te controleren.

Wij reageren binnen één maand. Bij ingewikkelde of meerdere verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. Wij informeren u daarover binnen de eerste maand en leggen uit waarom.

Soms kunnen wij gegevens niet verwijderen, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht. Wij lichten dat dan toe.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze of de geldende regels veranderen. De actuele versie staat op onze website.